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2012年2月24日

Excelでドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)を作る

February 24,2012 1:55 AM
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Excelで任意のセルにドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)を作る方法を紹介します。

Excelのドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)

スクリーンショットはExcel 2003ですがExcel 2007/Excel2010でも同様の操作で作成できます。

1.ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)を作る:基本

ドロップダウンリストを表示したいセルを選択(ここではB2セルのみですが複数選択も可能)して、メニューバーの「データ」→「入力規制」を選択。Excel2007/2010であれば「データ」→「データツール」にある「データの入力規制」を選択。

入力規制

開いたウィンドウの「入力値の種類」から「リスト」を選択。

データの入力規制画面

「元の値」欄が表示されるので、そこにドロップダウンリスト項目を半角カンマ区切りで入力して「OK」をクリック。サンプルでは「東京,名古屋,大阪」と入力しています。

データの入力規制画面

これでB2セルがドロップダウンリストになりました。このセルを他のセルにコピーすればコピー先のセルもドロップダウンリストになります。

ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)

ドロップダウンリストの内容を変更したい場合は、対象のセルを選択した状態で「元の値」を編集します。

ドロップダウンリストの内容を変更

セルのドロップダウンリストを解除したい場合は、該当セルを選択した状態で「データ」→「入力規制」でウィンドウを開き、「全ての値」を選択して「OK」をクリックするか、他の空きセルをペーストします。

ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)を解除

2.「元の値」をセルから取得する

1項ではドロップダウンリスト項目を「元の値」に直接設定する方法を紹介しましたが、2項ではドロップダウンリスト項目をセルから取得する方法を紹介します。

まず、任意のセルにドロップダウンリストとなる項目をあらかじめ作っておきます(下のスクリーンショットのC6~C8にある「東京」「名古屋」「大阪」が該当)。

次に、1項と同様、ドロップダウンリストを表示したいセル(B2)を選択した状態で「データ」→「入力規制」でウィンドウを開きます。

開いたウィンドウの「元の値」のテキストフィールドをクリックした状態でセル(ここではC6~C8)をマウスでドラッグすれば、「元の値」にセルの値($C$6:$C$8)が設定されます。これで「OK」をクリックすればB2セルがドロップダウンリストになります。

データの入力規制画面

C6~C8セルを削除するとドロップダウンリストに表示する項目がなくなるので注意してください。

セルの内容をドロップダウンリスト項目にしたい場合は、3項に示す、別シートにメニューを作る方法をおすすめします。

3.名前を定義したドロップダウンリストを作る

最後に一番実用的と思われる、名前を定義したドロップダウンリストを作る方法を紹介します。この方法で作ればドロップダウンリストの変更がすべてのドロップダウン化したセルに反映されます。セルを選択しておく必要もありません。

まず、作業用シート(Sheet1)とは別のシート(Sheet2)に移動して、ドロップダウンリストとなる項目を任意のセルに設定します。ここでは「東京」「名古屋」「大阪」をC3~C5セルに設定します。

ドロップダウンリスト項目をセルに設定

メニューバーの「挿入」→「名前」→「定義」を選択。

定義

開いたウィンドウの「名前」欄に任意の名称(ここでは「area」)を入力したあと、「参照範囲」のテキストフィールドをクリックし、ドロップダウンリストにしたい対象をマウスでドラッグして「OK」をクリック。

名前の定義

元のシート(Sheet1)に戻って、ドロップダウンリストを表示したいセル(B2)を選択し、メニューバーの「データ」→「入力規制」を選択。開いたウィンドウで「リスト」を選択して、「元の値」に先ほど定義した名前を「=」つきで設定します。

データの入力規制

これでB2セルがドロップダウンリストになりました。

ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)

ドロップダウンリストの内容を変更したい場合は、Sheet2のセルの内容を変更した状態でメニューバーの「挿入」→「名前」→「定義」を選択します。開いたウィンドウにさきほど定義した「area」が表示されているので、その部分をクリックします。

名前の定義

定義した名前が選択状態になります。

名前の定義

「参照範囲」のテキストフィールドをクリックし、ドロップダウンリストにしたい対象を選択して「OK」をクリック。

名前の定義

これで元のセルのドロップダウンリストが変更されました。

ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)

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2012年2月10日

Excelの行・列の表示・非表示を切り替える

February 10,2012 12:22 AM
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Excelの行・列の表示・非表示を切り替える方法です。

動作確認バージョンはExcel2003とちょっと古いです。新しいバージョンではメニューが若干異なると思われますが機能は同じかと思います。

このエントリーの解説では次の表を使用します。この表のB~D列の表示・非表示を切り替えます。エントリーの本題は2項です。

サンプル

1.「表示しない」メニューを利用する

非表示にしたい列を選択状態にしたあと、右クリックして「表示しない」を選択します。

「表示しない」を選択

このようになります。

非表示にした状態

行を非表示にする場合は行を選択状態にして同様の操作を行います。

非表示にした行・列を表示させるには、非表示になっている行または列をまたがるように選択状態にして、右クリックメニューから「再表示」を選択します。

ただしこの方法では、表示・非表示を一時的にしか行うことしかできません。ということで、より最適な方法を次項に示します。

2.「グループ化」する

このエントリーの本題です。まず、非表示にしたい行・列を選択状態にします。

非表示にしたい行・列を選択

メニューバーの「データ」→「グループとアウトラインの設定」→「グループ化」を選択します。Excel 2007/Excel 2010であれば「データ」→「アウトライン」→「グループ化」を選択します。

グループ化

セルの上部に、赤枠で括った表示が現れます。スクリーンショットのB~D列の上部にある点がグループ化対象、さらにその上にある線がグループを示します。線の端に表示されている「-」をクリックすれば、グループ化された列を非表示にします。

グループ化の表示

非表示になりました。「+」をクリックすれば、非表示の列を表示します。この機能を利用すれば表示・非表示を繰り返し行うことができます。左側に表示されている「1」「2」の機能については後述します。

非表示

グループ化を解除する場合は、解除したい行・列を選択して、メニューバーの「データ」→「グループとアウトラインの設定」→「グループ解除」を選択します。

グループ解除

行のグループ化を行うと、次のように表示されます。

行のグループ化

行・列のグループ化をあわせて行うと、次のように表示されます。

行・列のグループ化

行・列を閉じたところです。

行・列のグループ化で閉じたところ

複数箇所に設定することも可能です。この状態で左側にある「1」「2」のボタンをクリックすれば、まとめて表示・非表示が行えます。

複数箇所に設定

グループ化はさらに階層化することも可能です。階層化に伴い、左側の番号も積みあがっていきます。

グループ化の階層化

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